Découvrez la valeur d’une gestion simplifiée des paiements dans le commerce B2B.
Il est essentiel de garder un flux de trésorerie sain pour toute entreprise en expansion.
Mais de nombreuses fonctions essentielles du processus de gestion des comptes clients (comme les remises ou les chèques) sont obsolètes ou se font encore manuellement, ce qui signifie qu’elles drainent vos équipes de leur temps et leur énergie.
Néanmoins, la gestion des comptes clients est cruciale pour renflouer régulièrement la trésorerie, pour minimiser les mauvaises créances et, en somme, assurer la prospérité d’une entreprise omnicanale. Trouver des moyens d’effectuer ces tâches de manière efficace est donc synonyme d’un succès durable.
Des commandes plus importantes, des relations clients plus personnelles et diverses conditions de paiement rendent l’excellence numérique difficile à atteindre pour les entreprises de commerce B2B.
Les équipes qui cherchent à améliorer leur traitement des paiements doivent se munir de solutions dotées de toutes les capacités nécessaires pour résoudre de manière fluide les problèmes les plus courants que doivent affronter les entreprises B2B, en termes de gestion des paiements et des comptes clients, surtout les petites et moyennes organisations.
Pour faire face aux principaux obstacles liés au traitement des paiements B2B, vous devez être en mesure de :
Dans un monde où les trois quarts des PME du secteur B2B subissent les conséquences négatives des retards de paiement, il est grand temps que les entreprises trouvent un moyen plus productif et plus simple de gérer leurs finances.
En connaissant les principaux défis liés aux comptes clients, vous pouvez mieux vous préparer à adopter une méthode de gestion des paiements fluide, efficace et hautement automatisée.
Et surtout, cela signifie que vous êtes payé plus rapidement et plus facilement.
des petites et moyennes entreprises de commerce B2B subissent les conséquences négatives de retards de facturation, et 3 entreprises sur 4 subissent des retards de paiement.
Le plus souvent, les équipes de finance du commerce B2B sont confrontées à des défis comme :
Certaines entreprises ne disposent pas d’une solution qui rassemble toutes leurs activités opérationnelles et utilisent plutôt des systèmes différents pour chaque partie de leurs opérations. Ils utilisent un système pour les ventes, un autre pour l’ERP et un autre pour la comptabilité. Ces anciens systèmes existent en silos et ne sont pas interconnectés. Et même si vous arrivez à atteindre un niveau d’efficacité raisonnable pour les opérations commerciales quotidiennes, les problèmes commencent généralement lorsqu’il est temps de produire des rapports.
L’extraction et l’organisation des informations relatives aux comptes débiteurs à partir de chaque système peut s’avérer fastidieux et chronophage, en plus de causer des erreurs. Ce processus se complique lorsqu’arrivent des erreurs. Les organisations perdent du temps à résoudre les divergences dues à des erreurs de saisie ou à des types de données incompatibles.
En l’absence de politiques et de procédures pour guider l’équipe responsable des comptes clients, les problèmes ne cessent de croître et d’affecter votre trésorerie. Pensez à l’absence de documentation pour les processus de base. Les membres de l’équipe peuvent finir par faire à leur tête pour les tâches de routine telles que la documentation des factures, la résolution des litiges ou l’encaissement des paiements. En outre, même lorsqu’une politique existe, si les membres de l’équipe ne la comprennent pas et ne la respectent pas, cela revient au même que de ne pas en avoir du tout.
Les entreprises qui continuent de s’appuyer sur une gestion manuelle des comptes clients augmentent le risque d’erreurs humaines qui nuisent à leur efficacité.
L’automatisation des comptes clients permet de normaliser les données et les processus dans tous les services de l’entreprise, ce qui réduit les conflits de données et facilite la collaboration entre les équipes. Cela signifie que vous pouvez rapprocher les comptes, générer des rapports et produire des données utiles aux décideurs beaucoup plus rapidement, tout en vous évitant les risques de problèmes liés au cycle commande-encaissement.
Grâce à automatisation du commerce électronique B2B, vous n’aurez pas à consacrer un temps considérable à faire manuellement des tâches ou des procédures. Et à bien des égards, il s’agit de la clé la plus importante pour résoudre les principaux défis liés aux comptes clients.
La bonne technologie saura vous aider à automatiser et à alléger la charge de travail de votre équipe, vous pourrez éviter des processus manuels et oublier pour de bon les tracas qu’ils apportaient. Il s’agit notamment d’automatiser les rappels de factures en souffrance, le calcul des pénalités de retard et de dresser de rapports réguliers.
Pour avoir une automatisation sans accroc, vous devez aussi :
Harmoniser vos systèmes et faire en sorte qu’ils communiquent plus facilement entre eux. Passer de systèmes cloisonnés qui ne communiquent pas entre eux à des systèmes intégrés qui partagent les données et simplifient le processus de recouvrement.
Créer/mettre à jour votre politique relative au processus de gestion des comptes clients afin de documenter correctement toutes ses étapes. Votre délai moyen de recouvrement des créances clients, votre indice d’efficacité du recouvrement et votre ratio de rotation des comptes clients sont autant de mesures que votre politique devrait couvrir. Votre documentation devrait également inclure les modalités de paiement, les processus de facturation, une politique de crédit et une stratégie de recouvrement.
Mettez en place des modes de paiement électroniques, comme la solution de paiement intégrée de k-ecommerce (KIP), au moyen d’un portail afin de permettre à vos clients de payer leurs factures et de gérer leurs comptes en ligne.
« Alors que les recherches de Gartner portent à croire que 80 % des paiements B2B seront numériques d’ici 2025, les processus numériques existants posent toujours problèmes.
Les principaux défis liés aux options de paiement interentreprises actuelles relèvent la longueur des délais de traitement des paiements, le manque de transparence du chemin qu’emprunte le paiement et la prise en charge des paiements en temps réel dans le secteur interentreprises. »
Quel est le meilleur moyen d’automatiser les tâches se rapportant aux comptes clients et de faire fonctionner plus rondement les finances de votre entreprise de commerce électronique? L’intégration de votre solution de paiement à votre ERP, car elle vous offre :
Un rapprochement bancaire simplifié
Le rapprochement automatisé vous permet de traiter les paiements provenant de tous les canaux de vente avec moins de risques d’erreur. Cela permet de détecter rapidement les divergences, réduisant ainsi les risques de fraude et les dommages causés à votre entreprise. Selon Zapier, les comptables ont constaté une diminution de 33 % des erreurs grâce au temps gagné par l’automatisation.
Avec KIP, vous bénéficiez d’un aperçu rapide et complet de votre trésorerie. Vous ne perdez donc jamais de vue les factures émises et les paiements reçus.
Un suivi détaillé
L’intégration de votre progiciel de gestion (ERP) et de votre portail client favorise la synchronisation et le partage des données entre les deux plateformes (comme les bons de commande, les renseignements sur les factures et les limites de crédit). Grâce à cette fonctionnalité, les entreprises ont la possibilité de recevoir des liquidités et d’optimiser les comptes clients en quelques heures à peine.
Comment ça se traduit en action? Ça veut dire que comme les renseignements de paiement sont tout de suite mis à jour dans l’ERP, le service comptable n’a pas besoin de modifier manuellement les paiements par carte de crédit lors de la réconciliation des comptes.
KIP vous donne les moyens de créer des transactions pour les bons de commande et les factures publiées en quelques clics. Les montants des transactions et leurs écritures de journal sont traités automatiquement. Le traitement des paiements est donc pratique et sécuritaire pour toutes les personnes concernées.
Grâce à la solution KIP, les documents de vente et leurs transactions connexes peuvent désormais travailler de concert, sans crainte que le service de la comptabilité commette des erreurs ou même quitte l’ERP
Davantage de puissance transactionnelle
KIP offre des solutions totales de paiement numérique omnicanal aux utilisateurs de Microsoft D365 Business Central et de Dynamics GP. Ce service a été conçu pour favoriser le développement des entreprises de commerce électronique B2B via :
La plateforme prend en charge toutes les principales cartes de débit et de crédit, ainsi que les virements bancaires. Elle effectue aussi le traitement de toutes les transactions à partir de l’écran des documents de vente de votre ERP. Le résultat? Vous pouvez optimiser votre productivité en créant des opérations bancaires ou par carte de crédit reliées à des documents de vente, et ce directement à partir de votre ERP.
L’ensemble des méthodes de paiement pratiques que les clients demandent est un réel moteur de ventes B2B à travers le monde. Mais cette tendance n’est pas sans son lot de risques, car les cartes de crédit et les applications de paiement numérique sont un terreau fertile pour les attaques de cybersécurité.
La norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) a été élaborée en réponse. Elle agit en tant que norme principale de protection des transactions par carte de crédit et des solutions de paiement de la sorte.
Pourquoi est-il crucial de se conformer à la norme PCI?
La conformité à la norme PCI DSS réduit le risque d’attaques et permet une compatibilité avec les principales solutions de paiement par carte. Toutes les grandes sociétés de cartes de crédit sont membres du PCI SSC et adhèrent à la norme mondiale. Si votre non-conformité persiste, elle peut entraîner la résiliation du contrat avec n’importe laquelle des marques de cartes du PCI SSC.
Comment les entreprises peuvent-elles devenir conformes avec la norme PCI?
Bien qu’il soit important de se conformer à la norme PCI, il faut être conscient qu’il s’agit d’un processus long et coûteux. Vous devez suivre ces quatre étapes principales :
Une autre facette de la norme PCI que vous devez savoir est qu’elle comporte quatre niveaux différents de conformité:
Pour être certifiée conforme à la norme PCI DSS, une entreprise doit suivre les étapes d’évaluation en fonction de son niveau et se soumettre à des audits réalisés par des évaluateurs de sécurité qualifiés, qui ont pour tâche d’attester de la conformité. Cette démarche peut être difficile à mettre en œuvre pour une petite entreprise, sans parler de son fardeau financier.
Dans l’optique de réduire les coûts et la complexité de cette démarche, la plupart des entreprises opteront plutôt pour un processeur de paiement comme k-ecommerce : avec des solutions certifiées qui maintiennent l’entreprise au niveau de conformité PCI 1 et garantissent que, en tant que commerçant en ligne, vous ne conservez jamais d’informations relatives aux cartes de crédit dans votre système.
Les équipes des finances à la recherche de meilleurs outils de gestion des paiements devraient s’appuyer sur des solutions capables de fournir des résultats concrets, immédiats et rentables, avec une implémentation qui ne demande aucun temps d’arrêt. Une solution judicieusement choisie permet aux équipes de rationaliser le traitement des paiements et de gérer efficacement leur trésorerie. Libérée de ces tracas, l’équipe peut ainsi se concentrer sur la croissance de l’entreprise.
Que votre choix tombe sur KIP ou une autre solution de paiement B2B, votre recherche devrait se concentrer sur les solutions qui offrent tous les outils, la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour réduire la complexité des paiements qui a toujours été source de problèmes pour les équipes comptables.
Voici quelques éléments à considérer :
La communication en temps réel entre votre solution de paiement et votre ERP garantit que chaque transaction est rapide et précise, car elle automatise la saisie des montants.
Donnez à vos clients la liberté de payer leurs factures en ligne n’importe quand grâce à un portail de paiement, sans aucune assistance de votre part.
La prise en charge d’un vaste éventail de modes de paiement vous permet d’accepter toutes les principales cartes de crédit, d’ODC/de TEF, les notes de crédit, et même les paiements généraux qui ne sont pas rattachés à une facture.
Une solution fiable traite toutes les transactions dans un environnement infonuagique privé certifié PCI (idéalement de niveau 1) et utilise la validation AVS/CV2 pour garantir la sécurité des données des titulaires de cartes des clients.
Des rapports exhaustifs vous permettent de disposer de données à portée de main, y compris l’accès à des rapports de transactions électroniques.
Le temps, c’est de l’argent. Quand vient le temps gérer votre flux de trésorerie et de rester en affaires, vous avez besoin de données précises en temps réel, d’un flux de données transparent et de conversions de trésorerie rapides. Avec KIP, vous bénéficiez d’une solution de paiement intégrée à votre ERP qui vous aide à automatiser les tâches reliées aux comptes clients, à minimiser les erreurs humaines et à garantir des paiements sécurisés à tout coup. Pensez-y : moins de temps passé à courir après les factures et une plus grande liberté de vous investir dans la croissance de votre entreprise.
Choisir KIP comme solution de paiement, c’est profiter de :
«Nous n’étions pas intéressés par une présentation typique de boutique en ligne. Nous voulions plutôt une liste de produits, avec des quantités de commandes normalisées et des prix spécifiques au client : où les acheteurs peuvent ainsi facilement remplir et soumettre leur commande. »
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