Le processus de commande à encaissement (O2C) : un guide étape par étape

Chaque entreprise dispose d’un processus de commande à encaissement, également connu sous le nom de OTC ou O2C. Les propriétaires d’entreprise optimisent ce processus pour réduire le temps nécessaire à la collecte des paiements, ainsi que pour augmenter les liquidités disponibles pour financer les opérations et améliorer leur fonds de roulement.

Cependant, la plupart des entreprises n’ont pas de processus de commande à encaissement efficace (O2C). Le rapport de SSON en 2023 a révélé que seulement 6 % des professionnels B2B ont constaté un niveau élevé d’automatisation de leur O2C en 2022.

Les processus d’entreprise inefficaces entraînent des retards dans le traitement des commandes des clients, des erreurs accrues et des problèmes de trésorerie.

Dans cette optique, nous aborderons ce qu’est le processus de commande à encaissement, ses principales étapes et les stratégies pour optimiser ce cycle d’activité essentiel.

Voici les points que nous allons aborder :

• Qu’est-ce que le processus de commande à encaissement6
• Avantages d’un processus O2C optimisé
• Comprendre le processus O2C étape par étape

• Comment optimiser votre cycle de commande à encaissement

• Conclusion: Qu’est-ce que le processus de commande à encaissement et comment l’optimiser?

Qu’est-ce que le processus de commande à encaissement?

Le processus de commande à encaissement est un cycle d’activités commerciales allant de la réception d’une commande client à l’encaissement du paiement pour les biens ou services livrés. En d’autres termes, le processus O2C traite de la conversion des commandes des clients en paiement pour votre entreprise.

Le processus comprend une série d’étapes interconnectées visant à satisfaire les commandes des clients, à générer des factures et finalement à recevoir le paiement.

Le processus O2C est parfois confondu avec le processus de devis à encaissement (Q2C). Cependant, le processus Q2C commence par fournir un devis au client en fonction de ses besoins spécifiques. Ce devis comprend les prix, les modalités et les détails des produits ou services qui intéressent le client.

Une fois que le client accepte le devis et passe une commande, le processus Q2C se fusionne ensuite dans le processus O2C, où la commande est reçue, traitée, exécutée, facturée et le paiement est encaissé.

En résumé, le processus Q2C commence par fournir un devis au client, tandis que le processus O2C commence par la réception de la commande du client.

Avantages d’un processus O2C optimisé

Un processus O2C bien optimisé peut améliorer la rentabilité de votre entreprise en réduisant le temps nécessaire pour recevoir les paiements des clients.

Flux de trésorerie amélioré

Avec un processus O2C optimisé, vous traitez les commandes efficacement et envoyez des factures précises au bon moment et à la bonne personne, ce qui vous permet d’être payé plus rapidement. Cette amélioration du flux de trésorerie garantit que votre entreprise dispose de plus d’argent pour payer ses factures et investir dans des opportunités de croissance.

Efficacité opérationnelle améliorée

Un processus O2C rationalisé automatise les tâches répétitives, élimine les étapes inutiles et réduit les erreurs. Cette efficacité accélère le traitement et la réalisation des commandes. Par conséquent, votre entreprise peut gérer un plus grand volume de commandes sans augmenter son personnel.

Réduction des coûts

Un processus O2C optimisé réduit les coûts opérationnels en éliminant les inefficacités. Comme l’automatisation minimise les erreurs humaines, vous passerez moins de temps à corriger les erreurs, à répondre aux plaintes des clients et à gérer les problèmes de gestion manuelle des stocks, tels que les surstocks.

Satisfaction client accrue

Un processus O2C efficace garantit une expérience client fluide et augmente la satisfaction, les incitant ainsi à devenir des clients fidèles et des ambassadeurs de la marque.

Maintenant que nous avons couvert les avantages d’un cycle O2C efficace, examinons en détail le processus de commande à encaissement.

Comprendre le processus O2C étape par étape

Comme mentionné précédemment, le cycle O2C décrit comment une entreprise reçoit et satisfait les commandes des clients afin de garantir un paiement fluide et la satisfaction des clients.

Voyons comment une commande d’achat de client évolue depuis sa création initiale jusqu’au paiement final.

1. Le client passe une commande

Le processus O2C démarre lorsque le client commande un produit via l’un de vos canaux de vente, tels que votre site de commerce électronique, un appel téléphonique, un e-mail ou les réseaux sociaux.

À cette étape, il est important de capturer avec précision tous les détails nécessaires de la commande, y compris les spécifications du produit, les quantités et les préférences de livraison.

2. Gestion des commandes

Les commandes reçues doivent être traitées en vérifiant les détails de la commande et la disponibilité des produits, ainsi qu’en vérifiant les prix et les remises accordées au client.

Un système efficace de gestion des commandes (OMS) vous aidera à garantir une gestion rapide et précise des données à toutes les étapes de ce processus.

3. Gestion du crédit

Avant de traiter une commande, les entreprises doivent évaluer la solvabilité du client. Cependant, vous ne souhaitez pas refuser des clients, vous pouvez donc proposer différentes conditions de crédit à vos clients B2B en fonction de leur solvabilité afin de gérer les risques tout en maintenant de bonnes relations.

Par exemple, vous pouvez utiliser k-ecommerce pour créer des tarifs spécifiques à chaque acheteur et des modalités de paiement telles que des paiements échelonnés, une facturation basée sur des étapes ou d’autres arrangements personnalisés.

4. Exécution de la commande

Une fois que vous avez vérifié la commande du client et approuvé son crédit, la commande est exécutée. L’exécution implique de coordonner le personnel de l’entrepôt, les stocks et les processus d’expédition des commandes. Cependant, maintenir les stocks à jour et organiser l’expédition peut être laborieux.

L’automatisation avec k-ecommerce facilite l’expédition grâce à des outils d’expédition intégrés tels que des calculateurs d’expédition et des mises à jour automatisées en temps réel des stocks.

5. Facturation client

Après avoir exécuté la commande, créez et envoyez une facture avec tous les détails pertinents. Les détails de la facture doivent inclure les produits ou services fournis, leurs quantités, leurs prix, les taxes applicables, les frais d’expédition et le montant total dû.

6. Comptes recevables

Une fois que le client reçoit la facture, il devient partie intégrante des comptes recevables de votre entreprise (AR – Accounts Receivable). Cela signifie qu’il doit de l’argent à votre entreprise pour les biens ou services reçus.

L’équipe des comptes recevables suit l’historique de paiement du client et recouvre les paiements. Si le client ne paie pas à temps, l’équipe peut être amenée à prendre des mesures pour recouvrer l’argent dû.

Cela peut impliquer l’envoi de rappels de paiement pour les factures impayées, des appels de recouvrement, la négociation de modalités de paiement ou le règlement de tout litige ou désaccord.

Accélérez le processus de recouvrement en utilisant la solution de paiement intégrée à l’ERP de k-ecommerce, KIP, qui automatise les processus coûteux liés aux comptes débiteurs et réduit le temps de rapprochement des comptes, améliorant ainsi le recouvrement des comptes débiteurs de votre entreprise.

7. Rapports et analyse

Tout au long du processus O2C, votre logiciel d’analyse recueillera des données précieuses sur les commandes, les paiements et le comportement des clients. Vous pourrez ensuite analyser ces données, générer des rapports et surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) pour obtenir des informations sur la performance de votre processus O2C.

De cette manière, vous pourrez identifier les goulots d’étranglement, optimiser les opérations, améliorer les relations avec les clients et prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité globale de votre entreprise.

Comment optimiser votre cycle de commande à encaissement

Il est important d’optimiser votre cycle de commande à encaissement pour améliorer l’efficacité de votre entreprise, réduire les coûts globaux et améliorer la trésorerie.

Automatiser et rationaliser le traitement de commandes

L’automatisation est un facteur déterminant dans le cycle de commande à encaissement. En utilisant des systèmes de traitement des commandes, vous pouvez automatiser la capture, la validation et le traitement des commandes en temps réel. Cela réduit les erreurs manuelles, accélère l’exécution des commandes et rationalise votre flux de travail.

Avec k-ecommerce, vous pouvez rationaliser votre processus de commande à encaissement en offrant des options d’achat en ligne. Poussez la démarche encore plus loin en proposant des paiements de factures en ligne sécurisés, gérés par KIP, une solution de paiement intégrée à votre ERP.

Améliorer la gestion des stocks

Optimiser la gestion des stocks vous permet de réduire les erreurs et d’éviter les surstocks (qui immobilisent du capital) ou les stocks insuffisants (qui entraînent des ventes perdues).

Notre plateforme de commerce électronique se synchronise avec votre inventaire dans le système ERP et vérifie que chaque produit commandé est disponible en quantité suffisante. Ainsi, lorsqu’un client achète quelque chose dans votre boutique en ligne, il est sûr que vous disposez de la quantité nécessaire.

Optimiser le processus de traitement des commandes

Une gestion efficace des commandes permet d’assurer des livraisons ponctuelles et exactes. Optimisez la configuration de vos entrepôts et mettez en œuvre des processus de préparation et d’emballage efficaces afin de rationaliser vos opérations.

Notre système prend en charge plusieurs entrepôts et un nombre illimité de méthodes d’expédition. Vous pouvez également calculer les frais d’expédition standard en temps réel avec FedEx, USPS, Postes Canada, UPS et Purolator.

Rationaliser la facturation et l’émission des factures

La facturation manuelle prend du temps et présente un risque d’erreur humaine plus élevé. C’est pourquoi il convient de mettre en place des systèmes de facturation électronique afin d’accélérer la production et l’envoi des factures.

Les systèmes de facturation automatisés vous aident à produire des factures claires, précises et détaillées avec des tarifs et des conditions de paiement transparents. Ainsi, vous créerez la confiance avec les clients et accélérerez le processus de paiement.

La numérisation de votre système de facturation et de paiement avec k-ecommerce le rend plus précis et rentable.

Offrir aux clients des options de paiement flexibles

Proposez aux clients des options de paiement pratiques telles que les paiements en ligne, les cartes de crédit et les portefeuilles mobiles. Cela améliorera la facilité et la rapidité des paiements, accélérant ainsi le processus de commande à encaissement et favorisant une meilleure trésorerie.

Utilisez k-ecommerce pour donner aux clients la liberté de payer leurs factures en ligne avec un portail de paiement entièrement intégré à Microsoft Dynamics 365 Business Central et Microsoft Dynamics GP. Il peut traiter à la fois les transactions ACH et EFT et émettre des ajustements de transaction après autorisation.

Améliorer le processus de paiement

La mise en place de rappels de paiement automatisés et la création de portails en libre-service contribuent à simplifier le processus de paiement pour les clients et à améliorer les paiements dans les délais. Cela vous aide également à faire des relances sur les paiements en attente en utilisant des notifications par courriel et d’autres canaux pour réduire les soldes impayés et accélérer la collecte des fonds.

Notre système permet une communication en temps réel entre votre ERP et la solution de paiement, ce qui réduit les délais de paiement.

Assurer le suivi de la satisfaction client

La satisfaction des clients est un aspect essentiel de l’optimisation du cycle de commande à encaissement. Collectez régulièrement les commentaires des clients concernant leur expérience. Ensuite, identifiez les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer pour renforcer la satisfaction des clients.

Les clients satisfaits sont plus susceptibles de devenir fidèles et de recommander votre entreprise, ce qui entraîne une croissance commerciale à long terme. La plateforme k-ecommerce vous permet d’offrir à vos clients une expérience en ligne fluide qui les incite à revenir vers votre entreprise.

Conclusion: Qu’est-ce que le processus de commande à encaissement et comment l’optimiser?

Un processus de commande à encaissement bien optimisé est l’épine dorsale d’opérations commerciales efficaces et couronnées de succès. De la passation initiale de la commande à la collecte finale du paiement, chaque étape du cycle de commande à encaissement est cruciale pour augmenter la trésorerie, garantir la satisfaction des clients et stimuler la croissance globale de l’entreprise.

Les bons outils soutiendront vos efforts pour rationaliser les opérations et améliorer l’expérience globale du client.

k-ecommerce s’intègre aux systèmes ERP tels qu’Acumatica, Microsoft et SAP, de sorte que vous puissiez recevoir des commandes, mettre à jour votre inventaire, facturer les clients et informer sur l’expédition dans un processus rationalisé qui s’exécute en quelques secondes et élimine les erreurs humaines.

Contactez-nous pour en savoir plus sur la manière dont nous rationalisons votre processus de commande à encaissement et facilitons les paiements sécurisés de factures en ligne.