Comment automatiser votre processus de comptes clients

De nombreuses petites entreprises vendent à leurs clients à crédit, ce qui peut augmenter leur potentiel de revenus par rapport aux ventes au comptant. Toutefois, la création de factures, la communication de la facturation aux clients, l’encaissement, la gestion de l’application du paiement et le suivi manuel du cycle prennent du temps et peuvent entraîner des erreurs humaines.

L’automatisation de la gestion des comptes clients rend le processus plus précis, plus efficace et plus convivial, garantissant que chaque dollar facturé se retrouve dans vos bénéfices.

Dans ce guide, vous apprendrez les avantages de l’automatisation des comptes clients et la manière dont vous pouvez la mettre en œuvre dans votre entreprise.

Voici ce que nous allons aborder :

• Qu’est-ce que l’automatisation des comptes clients?
• Avantages de l’automatisation des comptes clients
• Comment mettre en œuvre l’automatisation des comptes clients
• Conclusion: Qu’est-ce que l’automatisation des comptes clients?

Qu’est-ce que l’automatisation des comptes clients?

L’automatisation des comptes clients est une méthode qui permet d’automatiser les tâches fastidieuses et répétitives de l’équipe chargée des comptes clients. En d’autres termes, il s’agit d’automatiser le processus de recouvrement de l’argent que les clients doivent à votre entreprise.

En fonction de la façon dont vous avez configuré votre processus de comptes clients, vous pouvez rationaliser certaines tâches :

• Générer des factures– Vous pouvez configurer votre logiciel de comptabilité pour qu’il crée automatiquement des factures clients dans votre système ERP.
• Envoi de factures– Votre système de comptabilité peut envoyer automatiquement des factures selon des paramètres définis. Par exemple, si vous effectuez la facturation de vos clients le 15 de chaque mois, votre logiciel d’automatisation des comptes clients complète automatiquement le processus.
• Envoi de rappels de paiement– Une solution automatisée de comptes clients peut envoyer des rappels aux clients qui n’ont pas payé leurs factures en temps réel afin d’éviter les créances irrécouvrables pour votre entreprise.
• Traitement des paiements– Lorsque vous utilisez un système ERP, les clients peuvent payer grâce à un portail numérique, et l’argent est automatiquement déposé dans votre compte et affecté aux comptes clients appropriés.

Avantages de l’automatisation des comptes clients

• Augmentation de l’efficacité et de la productivité de l’équipe de gestion des comptes clients
• Réduction des risques d’erreur humaine
• Réduction du délai moyen de recouvrement des créances clients et amélioration du flux de trésorerie
• Amélioration du service à la clientèle

Voici quelques avantages de l’automatisation des comptes clients :

Augmentation de l’efficacité et de la productivité de l’équipe de gestion des comptes clients

L’automatisation du processus de traitement des comptes clients augmente la précision, l’efficacité et la productivité de votre équipe de gestion des comptes clients en l’aidant à générer des factures plus rapidement que si elle le faisait manuellement.

N’oubliez pas que plus votre équipe de gestion des comptes clients met de temps à envoyer une facture, plus le client met de temps à la payer. Ainsi, plus vite votre équipe de gestion des comptes clients peut créer ces factures, plus vite vos clients peuvent payer leur dû.

Une fois que vous avez automatisé le processus de gestion des comptes clients, vous pouvez tirer parti de l’expertise de vos employés dans d’autres aspects de leur travail, comme la réalisation de projets plus stratégiques pour l’entreprise.

Réduction des risques d’erreur humaine

La production manuelle de factures est longue, fastidieuse, répétitive et sujette aux doublons, aux omissions et aux fautes de frappe. L’identification et la correction de ces erreurs prennent beaucoup de temps, ce qui entraîne des retards dans les approbations et la gestion du recouvrement.

Grâce à l’automatisation des comptes clients, vous pouvez utiliser des bases de données intégrées pour réduire ces erreurs en remplissant automatiquement les détails des produits et les données des clients et en reliant les bons de commande des clients aux factures et aux renseignements d’expédition. Vous aurez besoin d’une intervention humaine uniquement pour traiter les cas exceptionnels qui se présenteront.

Réduction du délai moyen de recouvrement des créances clients et amélioration du flux de trésorerie

L’automatisation des comptes clients permet à l’entreprise d’améliorer son processus de recouvrement et d’accroître son flux de trésorerie.

D’après PYMNTS, les entreprises qui automatisent leurs processus de traitement des comptes clients ont des délais de paiement 20 % plus rapides que celles qui utilisent des méthodes manuelles. Cela les aide à réduire le délai moyen de recouvrement des créances clients et à maintenir des flux de trésorerie réguliers.

En revanche, les entreprises qui utilisent des outils manuels pour traiter les factures sont souvent prises dans un cycle de retards de paiement, ce qui allonge leur délai moyen de recouvrement des créances clients et les empêche de maintenir un flux de trésorerie régulier.

Amélioration du service à la clientèle

Une seule facture inexacte peut entraîner le mécontentement d’un client. Or, l’automatisation des comptes clients permet de traiter les factures avec précision. Cela signifie que vous aurez probablement moins de problèmes avec la facturation des clients et le rapprochement des paiements, ce qui renforcera la confiance de vos clients et réduira le temps que vous passez à traiter leurs plaintes.

L’automatisation des comptes clients améliore également l’expérience de vos clients en leur offrant un portail libre-service. Ils peuvent y payer leurs factures rapidement et obtenir des réponses à leurs questions sans avoir à appeler votre service à la clientèle.

Comment mettre en œuvre l’automatisation des comptes clients

Examinons les étapes à suivre pour mettre en place un processus d’automatisation des comptes clients au sein de votre entreprise.

1. Identifier et définir votre processus de traitement des comptes clients

La première étape consiste à déterminer à quoi doit ressembler votre processus de traitement des comptes clients pour vous aider à savoir quel logiciel utiliser et comment le mettre en place.

Voici quelques questions auxquelles il convient de réfléchir à ce stade :

• Comment traitez-vous les paiements des clients?
• Quels renseignements recueillez-vous sur les factures et les clients?
• Quels sont les modes de paiement préférés de vos clients?
• Comment envoyez-vous généralement vos factures aux clients?
• Comment assurez-vous le suivi des paiements en retard?
• Quelles sont les erreurs les plus fréquentes de votre système actuel de traitement des comptes clients?

Impliquez votre équipe financière et les autres membres de l’équipe dans le processus de prise de décision afin d’augmenter les chances d’adhésion des employés lors de l’achat d’un logiciel d’automatisation des comptes clients.

2. Choisir la bonne solution d’automatisation des comptes clients

À l’aide des renseignements fournis à la première étape, choisissez le fournisseur de solution d’automatisation des comptes clients qui convient le mieux à votre entreprise. Dressez une liste des caractéristiques requises et utilisez-la pour orienter votre recherche.

Ensuite, analysez les caractéristiques et les capacités du logiciel des comptes clients et choisissez une solution d’automatisation qui vous aidera à optimiser vos processus de facturation. Assurez-vous également que le logiciel peut s’intégrer à d’autres processus d’entreprise. Il peut s’agir notamment de votre système ERP et du processeur de paiement en ligne.

À titre d’exemple, la solution de paiement intégrée de k-ecommerce (KIP) offre une solution de paiement numérique omnicanal complète et intégrée à Dynamics GP et Microsoft D365 Business Central. Cela vous aide à :

• Automatiser les processus manuels coûteux liés aux comptes clients
• Réduire les frais de compte commercial
• Réduire le temps de rapprochement des comptes
• Respecter la norme PCI
• Augmenter l’efficacité opérationnelle
• Améliorer l’expérience client grâce à un portail dédié

3. Contrôlez et adaptez le logiciel d’automatisation des comptes clients

Après avoir mis en œuvre le logiciel d’automatisation, surveillez ses mesures de rendement et procédez aux réglages nécessaires pour vous assurer qu’il gère efficacement vos processus de traitement des comptes clients.

Conclusion : Qu’est-ce que l’automatisation des comptes clients?

La gestion manuelle de votre processus de traitement des comptes clients peut s’avérer une tâche difficile. Mais le même processus peut devenir simple et efficace en mettant en œuvre une solution d’automatisation des comptes clients.

Communiquez avec nous pour connaître d’autres façons par lesquelles la solution de paiement intégrée de k-ecommerce peut vous aider à automatiser le processus de traitement des comptes clients de votre entreprise.