Quatre défis liés aux comptes recevables et leurs solutions

Les comptes recevables sont un élément crucial des systèmes comptables de toute organisation, et une bonne gestion de ces comptes peut faire la différence entre un flux de trésorerie solide et des créances irrécouvrables importantes.  

Pour éviter les problèmes de flux de trésorerie dans votre entreprise, vous devez relever ces défis liés aux comptes recevables.  

Continuez à lire pour découvrir : 

Les défis liés aux comptes recevables

• Renseignements incohérents provenant de plusieurs systèmes indépendants 
• Mauvaise communication interne et externe 
• Mauvaises pratiques de gestion des comptes recevables
• Manque d’automatisation du processus de gestion des comptes recevables

La plupart des entreprises se trouvent confrontées à des défis liés aux comptes recevables. Ces quatre défis ne touchent pas seulement les recouvrements des comptes recevables, mais aussi la santé financière de l’entreprise. 

Renseignements incohérents provenant de plusieurs systèmes indépendants 

Certaines entreprises ne disposent pas d’une solution unifiée pour l’ensemble de leurs activités opérationnelles et utilisent plutôt des systèmes différents pour chacune d’entre elles. Elles utilisent un système pour les ventes, un autre pour l’ERP et encore un autre pour la comptabilité.  

Ces systèmes existants sont cloisonnés et ne sont pas interconnectés. Pourtant, les données qu’ils contiennent sont essentielles pour obtenir une lecture précise de la situation financière de l’entreprise. Si cela peut fonctionner avec un degré d’efficacité raisonnable pour les activités commerciales quotidiennes, les problèmes commencent généralement lorsqu’il s’agit d’établir des rapports. 

La récupération et l’organisation des renseignements sur les comptes recevables à partir de chaque système peuvent être fastidieuses, chronophages et sujettes à des erreurs. Ce processus se complique lorsque des erreurs se produisent. Les organisations perdent du temps à corriger les écarts dus à des erreurs de saisie ou à des types de données incompatibles. 

Mauvaise communication interne et externe 

La qualité et l’efficacité de vos communications internes et externes peuvent faire ou défaire votre entreprise. Une mauvaise communication externe avec les clients peut causer de nombreux problèmes à votre équipe des comptes recevables.  

Des problèmes comme les retards de paiement et les créances irrécouvrables peuvent tous être attribués à une mauvaise communication. Par exemple, un client oublie le paiement d’une facture en suspens, et vous ne faites pas de suivi pour lui rappeler qu’il doit payer à temps.  

Les communications internes peuvent également avoir une incidence négative sur vos comptes recevables. Une mauvaise communication entre les différents services nuira à la diffusion de l’information. Par exemple, il peut s’agir de retards de communication entre l’équipe financière qui traite les recouvrements des comptes recevables et l’équipe qui tient les registres des factures impayées.  

Quelle que soit la source du problème de communication, il peut nuire au flux de trésorerie de l’organisation. 

Mauvaises pratiques de gestion des comptes recevables

En l’absence de politiques et de procédures pour guider votre équipe de gestion des comptes recevables, les problèmes continuent de se multiplier et de nuire à votre flux de trésorerie.  

Par exemple, la documentation relative aux processus de base peut être incomplète ou inexistante. Les membres de l’équipe peuvent finir par suivre leurs propres règles pour les tâches courantes comme la documentation des factures, la résolution des litiges ou le recouvrement des paiements. 

Imaginez les efforts qu’il faudrait déployer pour harmoniser les factures qui ne contiennent pas les mêmes renseignements sur les clients parce qu’elles ont été traitées par différents membres de l’équipe. 

Ce qui est encore pire, c’est que cela peut nuire aux relations avec les clients.  

En l’absence d’une politique de gestion des comptes recevables, certains clients pourraient être traités favorablement et bénéficier de conditions de paiement moins strictes. À l’inverse, d’autres doivent faire des pieds et des mains pour régler les factures impayées avant leur date d’échéance.  

Même lorsqu’une politique existe, elle ne sert à rien si les membres de l’équipe ne la comprennent pas et ne la suivent pas.  

Supposons qu’un membre de l’équipe ignore la procédure de documentation des crédits dans l’état des résultats et laisse de côté des renseignements cruciaux. Dans ce cas, cela posera des problèmes à toute personne cherchant à obtenir des renseignements fiables à partir de ces dossiers. 

Manque d’automatisation du processus de gestion des comptes recevables

Les entreprises qui ignorent les tendances commerciales modernes telles que l’automatisation des comptes recevables et qui s’appuient plutôt sur la gestion manuelle de ces comptes augmentent le risque que des erreurs humaines nuisent à leur efficacité.  

La numérisation et l’automatisation des comptes recevables permettent de normaliser les données et les processus dans tous les services de l’entreprise. Cette normalisation réduit les écarts entre les données et accroît la collaboration entre les équipes.  

D’autre part, la gestion manuelle des comptes recevables augmente le temps nécessaire pour rapprocher les comptes, générer des rapports et produire des données exploitables pour les décideurs. Les retards causés par ces processus manuels auront une incidence sur l’entreprise et provoqueront des problèmes de flux de trésorerie si on les laisse s’accumuler.   

Comment relever les défis liés aux comptes recevables?  

Aucune organisation disposant d’un service de la comptabilité clients n’est à l’abri des défis mentionnés ci-dessus. Si l’on ne s’en occupe pas, ils peuvent entraver les opérations et coûter cher.  

Les mesures proactives suivantes peuvent aider à relever ces défis et à faire fonctionner votre équipe de gestion des comptes recevables de manière optimale. 

• Harmonisez vos systèmes et faites en sorte qu’ils communiquent plus facilement entre eux. Passez de systèmes cloisonnés qui ne communiquent pas entre eux à des systèmes intégrés qui partagent les données et simplifient le processus de recouvrement.

  Ce système unifié devrait permettre de créer facilement un tableau de bord central pour tous les renseignements relatifs aux comptes recevables. 

• Créez/mettez à jour votre politique relative au processus de gestion des comptes recevables afin de documenter correctement toutes ses étapes. Votre délai moyen de recouvrement des créances clients, votre indice d’efficacité du recouvrement et votre ratio de rotation des comptes recevables sont autant de mesures que votre politique devrait couvrir. 

  Votre documentation devrait également inclure les modalités de paiement, les processus de facturation, une politique de crédit et une stratégie de recouvrement. L’équipe des comptes recevables doit participer au processus d’élaboration de la politique et utiliser des données pour vérifier l’efficacité de cette dernière et la modifier au besoin. 

• Assurez-vous que votre politique décrit également les procédures de communication du service à la clientèle et de communication interne. Ces procédures doivent prévoir des rappels de paiement et mentionner les renseignements sur les personnes à contacter chez chaque client et les mesures à prendre en cas de retard de paiement.

  Une bonne communication est la clé de la réduction des retards de paiement et aide le service à la clientèle à fournir des réponses précises aux clients. 

• Mettez en place des modes de paiement électroniques, comme la solution de paiement intégrée de k-ecommerce (KIP), au moyen d’un portail afin de permettre à vos clients de payer leurs factures et de gérer leurs comptes en ligne. 

  Idéalement, votre système de commerce électronique devrait s’intégrer facilement à votre ERP existant. 

• Utilisez la technologie pour tout automatiser afin d’alléger la charge de travail de votre équipe et d’accroître l’efficacité de vos opérations.

  Une récente étude montre que 88 % des petites et moyennes entreprises utilisent des outils d’automatisation pour venir à bout des tâches répétitives et concurrencer les grandes entreprises. Les solutions automatisées rationaliseront votre flux de travail tout en améliorant l’expérience client. 

  Vous pouvez facilement automatiser le traitement des factures en souffrance, les rappels, le calcul des pénalités de retard et les rapports programmés, libérant ainsi votre équipe pour des tâches plus urgentes. 

Conclusions – quatre défis liés aux comptes recevables et leurs solutions 

La manière dont vous traitez les comptes recevables a une incidence évidente sur le succès de vos opérations.  

Il est crucial pour la santé et la solvabilité de votre entreprise de relever les défis courants en matière de comptes recevables. 

Des mesures énergiques, comme l’automatisation de vos processus de traitement des comptes recevables, aident à relever ces défis et à protéger votre entreprise.  

Un moyen sûr de relever tous ces défis en une seule fois est de choisir la bonne solution de commerce électronique, qui s’intègre parfaitement à votre infrastructure existante et automatise vos processus de paiement.  

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