Finances et commerce électronique : Liste de vérification pour la réussite

12 août 2022

Les affaires, c’est de l’argent, et l’argent est la spécialité du service des finances. De la planification financière et de la budgétisation à l’audit et à la comptabilité, les finances sont responsables de la gestion de l’argent de l’entreprise et de la publication d’états financiers précis et opportuns.

Avec la gestion d’un canal de commerce électronique viennent des occasions (et des défis) uniques. Au moment de choisir une solution de commerce électronique, la direction des finances et son équipe doivent tenir compte de plusieurs critères précis. La plateforme retenue doit idéalement s’appuyer sur un système financier existant, afin de faciliter la transition vers le nouveau canal de vente. Elle doit également offrir une sécurité et une efficacité optimales, et causer le moins d’erreurs possibles, pour garantir une expérience client de premier ordre.

Considérez-la comme une liste de contrôle pour le succès du service financier du commerce électronique.

Intégration de l’ERP

L’intégration de l’ERP automatise le flux de données commerciales entre votre solution de paiement électronique et votre ERP. Vous pouvez partager les paiements, les modes de paiement et les factures en temps réel entre les deux systèmes, ce qui évite à votre personnel d’avoir à ressaisir ces données manuellement.

Cela permet à votre entreprise de gagner du temps et de l’argent et d’éliminer le risque d’erreur humaine et d’erreurs coûteuses. Et ces avantages se traduisent par un service plus fluide et plus rapide pour vos clients.

L’un des principaux rôles du service financier est d’optimiser le processus de la commande à l’encaissement, c’est-à-dire la rapidité (et l’efficacité) avec laquelle l’argent des nouvelles commandes se transforme en revenus pour l’entreprise. Il est également responsable des comptes à payer aux fournisseurs, consultants et autres créanciers.

Il n’est pas surprenant que le secteur financier préfère les solutions de commerce électronique et de paiement intégrées à l’ERP. Sans l’intégration de l’ERP, le personnel financier doit copier chaque nouvelle commande dans l’ERP. Après avoir facturé la commande, ils doivent la recopier dans la boutique en ligne.

Cela peut ne pas être un problème pour les petites commandes ne comportant qu’un ou deux produits. Mais lorsqu’une grosse commande arrive, ce va-et-vient de copies de commandes et de factures prend beaucoup de temps. Si l’entreprise reçoit un grand volume de commandes, son succès peut devenir un goulot d’étranglement qui bloque l’exécution des commandes, ce qui nuit à l’expérience client et finit par freiner la croissance.

Les données de tarification intégrées sont tout aussi importantes. Les entreprises B2B, en particulier, ont souvent des gammes de produits très complexes avec des structures de prix multiples et compliquées. Les données sur les prix changent au fur et à mesure que l’entreprise acquiert de nouveaux clients, développe ses services et ajuste sa stratégie.

Le fait de devoir coordonner les mises à jour de prix sur deux systèmes ne fait pas seulement perdre beaucoup de temps à l’entreprise. Elle comporte également un risque important d’erreur humaine coûteuse. Avec une solution de commerce électronique intégrée au système ERP, les mises à jour effectuées sur un système se synchronisent automatiquement sur l’autre. Ainsi, les clients sont assurés de disposer à tout moment de données tarifaires précises.

Sécurité PCI

Le secteur financier est parfaitement conscient des risques que représente une violation de données. La sécurité des cartes de crédit est une priorité absolue pour les entreprises qui font des affaires en ligne. Une violation de données peut être catastrophique pour une entreprise de commerce électronique. Outre les pertes financières subies par l’entreprise (et l’atteinte potentiellement irréparable à sa réputation), elle peut être tenue responsable des dommages subis par ses clients.

La certification PCI est le seul moyen de garantir la sécurité des données relatives aux cartes de crédit. La norme Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) est un ensemble d’exigences que les grandes sociétés émettrices de cartes de crédit ont établies pour garantir la sécurité des transactions en ligne. La certification PCI est émise aux produits et systèmes qui prouvent qu’ils répondent à ces exigences, mises à jour chaque année en vue de contrer les dernières menaces.

Cependant, l’obtention de la certification PCI est un processus long et coûteux qui doit être répété chaque année pour conserver la certification.

C’est pourquoi les services financiers avisés recherchent un fournisseur de commerce électronique qui entreprend la certification PCI annuelle de sa plateforme. Cela permet à l’entreprise de bénéficier de la sécurité d’une solution certifiée PCI sans avoir à consacrer le temps et le coût nécessaires à l’obtention de la certification.

Accès contrôlé des utilisateurs

Les sites de commerce électronique ont une grande variété d’utilisateurs. Vous avez des clients (avec des comptes) et des invités (sans comptes) sur le système frontal. Sur le système dorsal, vous avez les utilisateurs du marketing qui mettent à jour le contenu du site, les utilisateurs des ventes et du soutien qui passent et modifient les commandes, les utilisateurs de niveau de la direction qui approuvent les commandes et les utilisateurs de l’administration qui gèrent l’ensemble du site.

Définir clairement les niveaux d’accès pour chaque groupe d’utilisateurs est essentiel pour la sécurité de l’entreprise et la stratégie globale. Par exemple, une entreprise peut permettre à ses clients de demander le retour d’un produit sur son site Web. Une autre entreprise peut vouloir restreindre cette possibilité afin que les clients soient obligés de téléphoner. Un service financier choisira une solution de commerce électronique qui lui permet de définir facilement ces autorisations.

En particulier, les entreprises B2B ont souvent des règles d’achat détaillées qui régissent la vente de leurs produits. Par exemple, les clients peuvent avoir à commander une quantité minimale d’un produit particulier. Ou bien ils peuvent être limités à un montant maximum par commande.

Si un client souhaite déroger à ces règles d’achat pour passer une commande, celle-ci devra être approuvée. Avec une solution de commerce électronique bien configurée, une entreprise peut définir des niveaux d’approbation pour chaque règle d’achat. Elle peut également faire remonter chaque cas si nécessaire sur le système dorsal de la boutique en ligne. Ainsi s’établit un protocole souple et facile à suivre pour les commandes qui sortent des règles normales d’achat.

Fonctionnalités en libre-service

Les entreprises qui n’intègrent pas leur ERP perdent beaucoup d’argent en appels de service après-vente – presque toujours pour des problèmes simples comme des mises à jour de l’état des commandes.

Cela peut sembler difficile à croire a priori. Mais chaque appel téléphonique à votre entreprise nécessite un membre du personnel pour répondre et récupérer les renseignements du client. En cas de commandes en souffrance ou de retard de livraison, un client peut appeler plusieurs fois.

Supposons que votre entreprise dépense 5 $ par commande pour prendre les appels de mise à jour de l’état des commandes. Avec seulement 100 commandes par semaine, vous dépensez 26 000 $ par an seulement en demandes de renseignements sur les commandes. Cela s’ajoute aux autres appels de routine, comme un changement d’adresse ou un nouveau mode de paiement.

La même chose se produit avec les paiements. Votre équipe des comptes clients continue de courir après les paiements alors que vous pouvez offrir un portail de paiement à vos clients pour qu’ils puissent effectuer des paiements en ligne à tout moment, n’importe où, sans aucune assistance de votre part.

Les services financiers étant toujours à la recherche de moyens de réduire les coûts opérationnels, ils veulent une solution de paiement par commerce électronique qui permette aux clients de gérer eux-mêmes ces tâches. Au lieu d’appeler votre bureau, les clients peuvent se connecter et vérifier l’état de leurs commandes, mettre à jour leur adresse et ajouter de nouveaux modes de paiement.

C’est ce que fait la solution de paiement intégrée de k-ecommerce (KIP). Elle permet aux clients d’effectuer des paiements en ligne à tout moment et en tout lieu, à l’aide d’un portail sans assistance. Ils peuvent également accéder facilement aux renseignements relatifs à leur compte. Ainsi, votre équipe chargée des comptes clients reçoit moins d’appels, profite de données exactes et réduit le temps de traitement des paiements.

Non seulement la plateforme de commerce électronique permet à votre équipe d’économiser beaucoup de temps et d’argent, mais elle améliore considérablement l’expérience client. Comme pour ce qui est de passer des commandes ou de payer des factures, vos clients aiment avoir l’autonomie de gérer leurs propres comptes. Cette autonomie se traduit en fin de compte par une fidélisation des clients à long terme et des économies importantes pour votre entreprise.